Coût création d’un intranet : les éléments clés à prendre en compte

La mise en place d’un intranet au sein d’une entreprise est aujourd’hui un élément essentiel pour faciliter la communication, la collaboration et le partage de ressources entre les employés. Mais quel budget prévoir pour créer un tel outil ? Quels sont les facteurs qui vont influencer le coût de création d’un intranet ? Cet article vous propose un tour d’horizon des éléments à prendre en compte pour estimer le budget nécessaire à la création d’un intranet performant et adapté à vos besoins.

Évaluer les besoins de l’entreprise

Le coût de création d’un intranet dépendra avant tout des besoins spécifiques de votre entreprise. En effet, chaque organisation a des exigences différentes en termes de fonctionnalités, de capacité de stockage, de sécurité et de personnalisation. Ainsi, il est essentiel d’établir un cahier des charges précis qui détaille les attentes et les contraintes liées à votre projet d’intranet. Ce document servira de base pour estimer le budget nécessaire et comparer les différentes offres disponibles sur le marché.

Choisir entre une solution sur mesure ou clé en main

En matière d’intranet, deux principales options s’offrent à vous : opter pour une solution sur mesure, développée spécifiquement pour votre entreprise, ou choisir une solution clé en main proposée par un éditeur spécialisé. Chacune de ces options a ses avantages et ses inconvénients, et leur coût varie considérablement.

Une solution sur mesure permet de disposer d’un intranet parfaitement adapté à vos besoins, avec des fonctionnalités spécifiques et une personnalisation poussée. En revanche, le coût de développement initial peut être élevé, surtout si vous faites appel à une agence spécialisée. Selon la complexité du projet, le budget peut ainsi rapidement dépasser les 10 000 euros.

A contrario, les solutions clé en main sont généralement plus accessibles financièrement. Leur coût est souvent basé sur un abonnement mensuel ou annuel qui varie en fonction du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités choisies. Pour une entreprise de taille moyenne, il faut compter entre 5 000 et 15 000 euros par an. Cependant, ces solutions sont moins flexibles que les développements sur mesure et peuvent ne pas répondre à tous vos besoins.

Intégration et maintenance

Le coût de création d’un intranet ne se limite pas au développement ou à l’achat de la solution elle-même. Il faut également prendre en compte les frais liés à son intégration au sein de votre système d’information et à sa maintenance technique. Ces dépenses varient là encore selon la complexité du projet, mais aussi selon l’expertise de votre équipe informatique interne.

Pour éviter les mauvaises surprises, il est recommandé de prévoir un budget spécifique pour l’intégration et la maintenance de votre intranet dès le début du projet. Certaines entreprises choisissent par ailleurs de sous-traiter ces tâches à des prestataires externes, ce qui peut représenter un coût supplémentaire à intégrer dans le budget global.

Formation et accompagnement des utilisateurs

Pour garantir le succès de votre intranet, il est essentiel d’accompagner les employés dans sa prise en main et de leur proposer des formations adaptées. En effet, un intranet performant et bien conçu ne sera réellement efficace que s’il est correctement utilisé par l’ensemble des collaborateurs. La mise en place d’un plan de formation et d’accompagnement adapté à chaque profil d’utilisateur est donc un investissement indispensable.

Ce volet de la création d’un intranet peut également représenter un coût significatif, notamment si vous faites appel à des formateurs externes ou si vous devez dédier du temps à la formation en interne. Toutefois, cet investissement se traduira par une meilleure adoption de l’intranet et une optimisation de son utilisation au quotidien.

Les coûts cachés

Enfin, il ne faut pas négliger les coûts cachés liés à la création d’un intranet. Parmi ceux-ci, on peut citer :

  • les frais liés aux licences logicielles nécessaires pour faire fonctionner l’intranet (système d’exploitation, serveur web, base de données…)
  • les dépenses en matériel informatique (serveurs, stockage, équipements réseau…)
  • les coûts liés à la sécurisation de l’intranet (antivirus, pare-feu, sauvegardes…)

Il est donc important de bien évaluer l’ensemble des coûts liés à la création d’un intranet pour éviter les mauvaises surprises et prévoir un budget suffisant.

En prenant en compte l’ensemble de ces éléments, la création d’un intranet peut représenter un investissement conséquent pour une entreprise. Toutefois, cet outil offre de nombreux avantages en termes de communication, de collaboration et de productivité. Il est donc essentiel de bien évaluer vos besoins et d’opter pour la solution la plus adaptée à votre organisation pour maximiser le retour sur investissement.

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