Comment concevoir une fiche processus ?

De nos jours, la fiche processus est l’un des outils les plus convoités dans le monde professionnel. Elle permet au chef d’entreprise de planifier les tâches à réaliser. Outre le responsable, les collaborateurs l’adoptent également pour organiser les activités d’une manière simple. Avec cette fiche, chaque département peut suivre de près l’évolution de sa performance. Cependant, si une équipe échoue, l’outil donne immédiatement un signal d’alerte. Voyons les étapes à suivre pour créer une fiche processus.

L’importance de créer une fiche processus dans le milieu professionnel

Dans le monde professionnel, si les collaborateurs ne disposent pas d’une bonne méthode dans l’organisation de leur tâche, ils auront du mal à résoudre le problème. Toutefois, s’ils optent pour l’utilisation d’une fiche processus, le travail devient comme un jeu. Ils sont alors dans la mesure d’y lister tranquillement les tâches à réaliser. Ce document donne aux collaborateurs l’occasion de diminuer ses efforts à fournir lors de la réalisation du travail. Il fluidifie également leur communication interne. Pas mal d’entreprises préfèrent organiser les tâches de la journée en se basant sur un template ou exemple de fiche facilement utilisable. Pour ce faire, un exemple de fiche workflow sur excel est votre meilleur allié. Il en est de même pour les équipes qui préfèrent la digitalisation dans la création de leur fiche processus.

Détermination des éléments de la fiche processus

Si vous voulez créer une fiche processus dans l’organisation de votre travail, la première chose que vous devez faire est d’identifier les éléments à établir dans le document. Vous devez d’abord trouver le nom du processus qui est la variable majeure. Ensuite, définir les objectifs du processus est l’une des étapes les plus importantes que vous ne pouvez pas passer.

  • Lorsque vous concevez une fiche processus, n’oubliez pas d’y mentionner sa date de création.
  • Le nom de la personne qui va piloter le processus doit aussi être marqué sur la fiche.
  • Outre le nom du pilote, les noms des validateurs sont à mentionner dans le document.
  • Pour que les éléments soient complets, il est important d’y figurer évidemment la liste des versions ainsi que des diffusions.

Recherche des différents acteurs du processus

Après avoir déterminé les éléments constitutifs du processus, il est maintenant grand temps pour vous de définir les différents intervenants du processus. Il s’agit en général des différents acteurs qui vont participer au processus, en l’occurrence les commerciaux, le dirigeant de l’entreprise, le livreur et le chauffeur. Tous ces éléments constituent les acteurs internes du processus. En revanche, il existe également des intervenants externes. Ces derniers concernent en général les clients qui vont acheter vos produits. La précision des éléments d’entrée est par ailleurs indispensable dans ce volet.

Définition du plan d’action

Une fois, vous avez bien déterminé les noms des participants du processus, la recherche du plan d’action est de plus essentielle dans l’atteinte de l’objectif. Vous devez en effet projeter le volume de commandes que les clients pourront effectuer. Sur ce point, vous pouvez soit maintenir l’objectif du mois précédent, soit apporter une augmentation de 10 % par exemple. Si vous souhaitez favoriser le délai de traitement des commandes, vous pouvez y fixer toutes les conditions possibles. À part cela, l’étude des stratégies concurrentielles est par ailleurs une attribution primordiale pour chaque équipe du processus.

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